Zarządzanie hotelem nie musi być trudnym zadaniem!

By | Wrzesień 4, 2017

Prowadzenie hotelu niewątpliwie jest bardzo wymagające i trzeba posiadać odpowiednie umiejętności, aby to robić. Niemniej jednak, dzisiaj jest już mimo wszystko nieco prościej niż kiedyś dzięki programom do obsługi hotelu. Sprawiają one, że zarządzanie hotelem staje się jednak zdecydowanie łatwiejsze, w wielu kwestiach bowiem ludzie są wyręczani przez system informatyczny.

Jak odbywa się zarządzanie rezerwacjami przez system?

Jednym z zadań każdego programu hotelowego jest kontrolowanie i kierowanie rezerwacjami. Zwłaszcza w największych hotelach rozwiązanie problemu rezerwacji nie jest proste. Nieustannie ktoś się melduje, ktoś wymeldowuje, a ciągle nowi goście chcą robić rezerwacje. Trudno się w tym nie pogubić. Jednakże, programowi udaje się w tym odnaleźć.

Przede wszystkim, w kwestii rezerwacji program ułatwia zarządzanie hotelem w ten sposób, że zapisuje w systemie każdą pojedynczą rezerwację. Kiedy natomiast w systemie pojawia się informacja o rezerwacji danego pokoju, na wszystkich stronach internetowych, na których pojawiła się informacja o dostępności tego pokoju, staje się on niedostępny. Chodzi tutaj o to, aby nie dochodziło po prostu do podwójnych rezerwacji. Gdyby za rezerwację odpowiedzialny był zawsze człowiek, bez cienia wątpliwości czasami pojawiałyby się problemy. W takich sytuacjach jest to nieuniknione, gdyż człowiek nie jest po prostu w stanie zawsze zareagować aż tak szybko na rezerwację, jak robi to komputer. Innymi słowy jest bardzo możliwe, że nim pracownik hotelu zablokuje dany pokój, ktoś zdąży go zarezerwować i pojawia się kłopot.

Zarządzanie hotelem – gastronomia

Z pewnością trudno przecenić znaczenie oprogramowania hotelowego w gastronomii. Dzięki niemu osoby zarządzające restauracjami oraz wszelkimi innymi lokalami w hotelu mają zdecydowanie prostszą pracę. Rzecz w tym, że kiedy goście przychodzą na obiad czy kolację, wystarczy, że podadzą swój numer pokoju, a już wiadomo, czy mają wykupione jedzenie czy też nie. W systemie znajdują się informacje odnośnie tego, jakie posiłki zamówili goście oraz jak wiele ich zamówili.

Ponadto, oprogramowanie zapisuje także kto zamówił dostawę posiłku do pokoju. Program sam przypomina o zamówieniu, przez co nie dochodzi do takich sytuacji, że obsługa zapomina o konieczności dostarczenia pożywienia do któregoś pokoju.

Kiedy jeszcze program hotelowy jest pomocny?

Na pewno w tym miejscu należy wspomnieć o wszystkich tak zwanych usługach dodatkowych. Przede wszystkim, zarządzanie hotelem jest o wiele łatwiejsze, kiedy program kontroluje dostęp poszczególnych klientów do różnych usług. Chodzi o to, że dzisiaj pracownicy hotelu nie muszą już sprawdzać w żadnych księgach czy zeszytach, czy aby na pewno klient chcący skorzystać ze SPA wykupił do niego dostęp. Wszystko odbywa się elektronicznie, dlatego wystarczy, że klient podaje swoje nazwisko, bądź też korzysta z karty magnetycznej i wszystko jest już jasne.

Poza tym, jeśli jakaś usługa nie została wykupiona, a klient chce z niej skorzystać, również wystarczy, że skorzysta z karty bądź poda nazwisko. Różnica w tym wypadku polega na tym, że na jego hotelowym koncie pojawia się obciążenie za skorzystanie z usługi. Hotel na koniec pobytu danego gościa wystawia mu po prostu rachunek za wszystko to, z czego korzystał w czasie wizyty w hotelu.

Również inne usługi, nie tylko SPA, są obsługiwane przez program. Zarządzanie hotelem obejmuje także między innymi całą infrastrukturę znajdującą się w pobliżu hotelu. Mowa tu na przykład o polu golfowym, całkiem często obecnym przy dobrych hotelach. W tym przypadku zadanie programu jest nieco bardziej rozbudowane. Nie ogranicza się ono bowiem zwykle jedynie do kontroli dostępu oraz naliczania opłat. Oprócz tego program również rejestruje czasami wszystkie wyniki, jakie osiąga dany klient. Pozwala to gościowi kontynuować rozpoczętą grę podczas następnej wizyty na polu golfowym. Może również porównywać on swoje nowe wyniki ze starymi, bądź też z wynikami innych klientów hotelu.

Zarządzanie hotelem na poziomie recepcji

Bez wątpienia, sprawnie działające oprogramowanie pomaga także w znacznym stopniu recepcjonistom. Mają oni bowiem na ekranach komputerów dane wszystkich klientów, jeśli tylko wpiszą ich nazwisko bądź numer danego pokoju. Sprawia to, że bardzo proste jest zameldowanie i wymeldowanie z hotelu. Recepcjonista nie musi bowiem pytać gościa o żadne dane, ani szukać też zapisków z rejestracji.

Kadra zarządzająca i analitycy

Jeśli chodzi o zarządzanie hotelem na tym najwyższym poziomie, także staje się ono łatwiejsze, a przede wszystkim skuteczniejsze, jeśli w hotelu wdrożony został odpowiedni program. Większość programów umożliwia bowiem nieustanne rejestrowanie wszelkich danych o tym, w jaki sposób klienci najchętniej korzystają z hotelu oraz dostępnych w nich usług. Rzecz w tym, że jeśli na przykład coraz mniej osób korzysta ze SPA, łatwo zauważyć, że jest jakiś problem, który trzeba rozwiązać. Analitycy i kadra zarządzająca może w porę interweniować zawsze, kiedy coś w hotelu nie funkcjonuje tak jak powinno.

http://www.intelihotel.pl/